La tecnología si importa … o sobre Slack y la cultura de equipo

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slackSlack es una herramienta aparentemente simple: un sistema de chat pensado para equipos que permite múltiples canales, compartir documentos y conectarse con otras aplicaciones. Pero a la vez es la startup más excitante para los insiders de Silicon Valley según esta encuesta de The Atlantic, e incluso se especula con que podría acabar matando a Facebook (aunque también es cierto que The Atlantic, una revista que no se ocupa especialmente por la tecnología, parece haber encontrado en Slack su tema techie favorito).

Hace unos días Nature explicaba como usan Slack los científicos prestando especial atención a un equipo de genetistas que han dejado prácticamente de usar el correo electrónico para intercambiar unos 500 mensajes en Slack por día … con un aumento drástico en la eficiencia de la comunicación.

E-mail … is “genuinely awful” and “actually disastrous for group communication”… Slack, by contrast, is focused: because every post comes from a team member, the signal-to-noise ratio is high.

Mi propia experiencia va en esa dirección. He podido emplear Slack con diversos equipos y la experiencia ha sido positiva en la mayor parte de casos de modo que ha acabado por convertirse en el canal principal (en ocasiones casi único) de comunicación y gestión de proyectos.

La creciente popularidad de Slack nos señala que la tecnología si importa y que una tecnología “bien diseñada” tiene la capacidad de cambiar rutinas individuales y culturas colectivas. Por el contrario, los procesos de trabajo que no tienen en cuenta la tecnología corren el riesgo de ser abandonados por las dificultades que acaban por encontrarse las personas para su puesta en marcha (siempre que haya una mediación tecnológica, lo cual hoy en día es la norma).

Muchos equipos y organizaciones ya establecidos hablan obsesivamente de descentralización, liderazgo colectivo (en red, de equipo)… incluso algunos intentan realmente evolucionar hacia modelos de este tipo. Y otros equipos incipientes asumen que, por nacer en un nuevo mundo, las nuevas culturas de trabajo surgirán de forma orgánica, sin necesidad de prestarles atención ni de pensar la tecnología para lograrlo. Así, estos “nuevos equipos” siguen usando el correo electrónico o huyen de esa maldición creando uno y mil grupos de WhatsApp. Y ambos extremos se convierten en causa, muchas veces suficiente, para el fracaso de sus intentos de liderazgo y comunicación distribuidos. El correo reproduce los vicios e ineficiencias de las organizaciones jerárquicas y burocratizadas. WhatsApp se convierte en un caos en el que es imposible sobrevivir más allá de la conversación instantánea, efímera y casi siempre trivial.

Slack toma un camino diferente: permite estructurar la comunicación de un equipo, lo hace de acuerdo con las lógicas de un colectivo fluido y distribuido, y además su usabilidad conecta con la de las aplicaciones con las que nos relacionamos cotidianamente. Así por ejemplo se pueden crear múltiples canales (a los que se identifica y enlaza escribiendo simplemente #canal), o se pueden desactivar las notificaciones en determinados horarios (sin necesidad de regulaciones legales a la francesa). El canal #random es uno de los que llegan por defecto y es su manera de canalizar todos los comentarios banales y offtopic (además de us integración de gifs y emojis) que forman parte del día a día de un equipo … pero que otras aplicaciones “más profesionales” simplemente expulsan al considerarlos “no productivos”. Un capítulo aparte merecen los ‘bots’ o plugins, scripts automatizados que integran información externa o lanzan aplicaciones de terceros (desde Google Drive a Trello por poner algunos ejemplos; estas son las apps ofrecidas por Slack pero además es posible desarrollar de forma sencilla bots personalizados).

Cuando hablamos del Slack en realidad lo estamos tomando como el referente de un conjunto de aplicaciones que buscan el mismo objetivo y que están en pleno desarrollo. ¿Cuál es la principal limitación de Slack? que es un código propietario que puede limitar los tipos de despliegues e integraciones. Pero existen diversas alternativas de software libre como Rocket.chat  o MatterMost que ofrecen funcionalidades similares o incluso otras adicionales. A modo de ejemplo, gracias al código abierto Rocket.chat se integra con Telegram permitiendo la potencia del primero desde el interfaz simple del segundo. En EduCaaS hemos integrado Rocket.chat como nuestra solución de comunicación para equipos porque permite la lógica Slack a la vez que se puede personalizar y adaptar sin ningún tipo de límite.

El Foro Económico Mundial presentaba en su The Future of Jobs un análisis de las habilidades profesionales clave comparando su propuesta para 2015 con su prospectiva para 2020. “Coordinarse con otros” es la habilidad que más reducirá su relevancia pasando del segundo al quinto lugar. No es que desaparezca la necesidad de coordinación (más bien se incrementará al trabajar en más equipos, más diversos y flexibles) pero si la necesidad de una intervención consciente humana para lograrlo. Herramientas como Slack nos muestran porque esta habilidad perderá relevancia en los próximos años: la tecnología nos facilitará los procesos … siempre que usemos la tecnología adecuada del modo apropiado. Y por supuesto siempre que esa tecnología sea coherente con una cultura de equipo basada en la flexibilidad y en los procesos distribuidos.

5 comentarios en “La tecnología si importa … o sobre Slack y la cultura de equipo

  1. Hola, Juan. Coincido con tu visión, creo que la tecnología puede facilitar la adopción (incluso la creación), consciente o no, de dinámicas de trabajo y relación, de modo que es fundamental alinearla con el modo de funcionamiento que busque (o tenga) el equipo. Y esto vale para cualquier tipo de enfoque o de valores, no solamente la flexibilidad y lo distribuido.
    Dicho de otro modo, la tecnología influye en nuestro comportamiento, así que hay que ir eligiendo (y modificando, de ahí la importancia del software libre) la tecnología para que nos ayude a funcionar como queremos.

    Hablando de herramientas concretas, en Ecosistema Urbano cada vez usamos más el chat de Hangouts, a veces en sustitución del mail, a veces en sustitución de un comentario en voz alta, incluso a la persona que se sienta al lado.

    Nos sorprendió la utilidad en un formato de trabajo presencial y no solamente remoto (por. ej. no molestar a otros, permitir el control de interrupciones, etc). Pero lo más interesante, y que no sé si se podría reproducir en herramientas tipo Slack, es que diluye el concepto de canal o grupo como espacio fijo y común, y en su lugar (o además de) favorece la creación ad-hoc de una serie de micro-espacios basados en personas y no en etiquetas o temáticas.

    Es decir, la conversación se ordena en torno a “fulanito, menganita y zutanito” en lugar de a “Proyecto X” o “Comunicación”. La pregunta que uno se hace al iniciar el chat no es tanto “¿Dónde quiero decir esto?” sino “¿Con quién quiero hablar de esto?”, y en base a eso se utiliza un chat grupal reciente o se crea uno nuevo de forma casi instantánea, con solamente las personas interesadas. En una empresa pequeña donde no hay departamentos estancos y los roles van cambiando de forma habitual, ese enfoque nos encaja como un guante, y reduce el “ruido” a prácticamente cero.

    Fue un hallazgo fortuito que aún estamos descubriendo, casi en retrospectiva. Al hilo de tu post me planteo ahora que sería buen momento para revisar esa dinámica emergente, ver qué consecuencias tiene en la cultura de la empresa y si es así como queremos seguir trabajando, y fijarla o corregirla.

    • Juan Freire dice:

      Jorge, me parece muy interesante lo que cuentas y una demostración de lo que trato de explicar en el post. De hecho no había pensado nunca en ese tipo de uso (centrado en con quien quiero hablar). Slack creo que no lo permite de modo ágil, aunque si creando canales adhoc que después los mantienes o cierras.

      A ver si te animas y documentáis esa práctica emergente … primero para que otros puedan aprovecharla, después porque seguro que es la mejor manera de mejorarla y de acabar de tomar conciencia en la organización y de ese modo no se pierda

      • Hola Juan Y Jorge, al tenor de la discusión, comentaros dos cositas: la primera que como experiencia de una buena coordinación de comunicación en Slack, es indispensable aunque sea unos mínimos protocolos que estructuren, qué se discute, qué se comunica y cuales son los canales mas idóneos tanto desde la experiencia de usuario de los miembros de la comunidad (nivel técnico y de confortabilidad) como desde una estructura de gobernanza de la comunidad, con esto último quiero destacar la necesidad de generar una base mínima de protocolos…para unificar criterios. La segunda…que hace incapié en la necesidad de lo comentado, sobre todo por nuevas incorporaciones dentro de las comunidades, quiero decir que no es problema que el uso cree una práctica que se establece como protocolo, es importante registrarlo para que los “novatos” en el sistema puedan engancharse fácilmente.

  2. Me ha parecido muy interesante la idea de que la elección de la tecnología es clave para implantar nuevos sistemas de trabajo.

    Saludos.

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